Jeux Olympiques & Paralympique | Préfecture de la région Ile de France – Le Ponant

Fiche organisation des services de la préfecture de la région d’Ile-de-France, préfecture de Paris (PRIF) durant les Jeux olympiques et paralympiques

Les Jeux olympiques et paralympiques se tiendront du 26 juillet au 11 août 2024 et les Jeux Paralympiques sont prévus du 28 août au 8 septembre 2024.

La PRIF se situe à mi-chemin entre deux sites de compétition que sont Paris Sud et Paris Ouest, la desserte du site du Ponant sera fortement impactée par les contraintes de circulation routière et des transports en commun, ce qui rend nécessaire des mesures d’organisation afin d’assurer la continuité du service public.

Si les Jeux olympiques et paralympiques représentent un évènement d’une importance particulière, leur tenue n’entraine pas une modification pérenne de l’organisation du travail au sens de l’article 6 du règlement intérieur de la PRIF. Cette organisation sera, en conséquence, temporairement modifiée sur le fondement de l’article 3 du décret n°2000-815 et conformément à l’article 14 du même règlement intérieur. 

Dans ce contexte, la présente note précise les modalités d’organisation du temps de travail et définit les aménagements susceptibles d’être mis en place durant les JOP, en tenant compte de la nature des fonctions de chaque agent et selon le degré de mobilisation attendue par les services de la préfecture.

1. La mise en place d’un plan de maintien d’activité (PMA)

Un plan de maintien de l’activité relatif à l’organisation des vacances d’été 2024 a été établi et identifie les agents dont la présence est requise pendant la période de préparation ou de déroulement des JOP (annexe 1).

Conformément à la note de la DRH du MIOM, du 19 mars 2024, relative aux plans de maintien de l’activité du ministère de l’Intérieur et des Outre-mer dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques organisés en France en 2024, les agents dont la présence sur la base du PMA a été requise par leur chef de service pendant toute la durée des Jeux Olympiques (26 juillet – 11 août) ou des Jeux Paralympiques (28 août –  8 septembre) au motif des JOP, et qui, à ce titre n’ont pu prendre de congés d’été, bénéficieront d’une prime de 1000€. Cette prime pourra être portée jusqu’à 1600€ pour les agents qui auront montré un engagement exceptionnel.

1. L’organisation du travail pendant les JOP

La PRIF est proche du site du parc des expositions (1,6 km de la Porte de Versailles) qui va accueillir des compétitions pendant les JOP et du site de Paris Ouest (1,8 km du Parc des Princes).

Pour anticiper les difficultés d’accès au Ponant, des mesure d’organisation du travail seront mise en place : adaptation des horaires de prise de service ou recours facilité au télétravail, pour les agents qui seraient concernés par des difficultés de transports en commun et de circulation routière.

• Le recours au télétravail pour les journées des JOP présentant des périodes de saturation aux heures de pointe du matin et du soir

Le télétravail sera facilité, pour les agents qui seraient concernés par des difficultés de transports en commun et de circulation routière. 6 jours sont identifiés durant lesquels le télétravail sera facilité pendant la période des JO et 4 pendant les Jeux Paralympiques, en raison de ces difficultés.

Un arrêté collectif portant autorisation d’exercice des fonctions en télétravail temporaire sera établi. L’introduction d’un motif de télétravail exceptionnel est envisagé pour simplifier les manipulations dans la badgeuse. Il permettra de couvrir l’ensemble des agents sur les périodes concernées, notamment ceux qui ne disposent pas d’autorisation de télétravail. Le plafond de jours de télétravail indemnisés est rehaussé en 2024, à titre exceptionnel, de 10 jours.

Pour les agents figurant au PMA dont les missions ne sont pas télétravaillables et qui sont susceptibles de rencontrer des difficultés d’accès au Ponant, des solutions seront mises en place au cas par cas.

S’agissant des agents qui travaillent à l’intendance de la résidence de Noirmoutier (intendant et cuisinier), des agents intervenant pour les mises à l’abri et des agents du cabinet intervenant en tant qu’officier de liaison pour armer le CSPZ, il pourra être fait appel aux services de taxi du cabinet.

• Les aménagements d’horaires pour les autres journées, compte tenu des contraintes de circulation dans les transports en commun et sur la route

Un aménagement des heures d’arrivée et de départ sera mis en place pour les agents qui empruntent les transports en commun ou viennent en voiture : 5 journées sont concernées pendant les JO et 4 pendant les Jeux Paralympiques durant lesquelles un tel aménagement est préconisé car les transports seront très chargés en début de matinée et en fin de journée. Les horaires décalés impliquent que les agents arriveront plus tôt et repartiront plus tôt ou arriveront plus tard et repartiront plus tard, afin d’éviter les heures de pointe.

Ces aménagements d’horaires nécessiteront un paramétrage adapté de l’outil, les agents devront alors se positionner  en « mission » dans la badgeuse.

Un dispositif de brigade (7h-14h et 14h-20h) sera mis en place à la résidence de Noirmoutier pour le SIDSIC (2 agents) et pour l’accueil du Ponant, sur le modèle déjà existant du standard.

• Le recours aux heures supplémentaires et aux astreintes

Les personnels techniques et administratifs affectés au cabinet, au SGAPP et au SGSO seront susceptibles d’être placés en position d’astreinte et d’effectuer des heures supplémentaires durant la période des JOP, en complément des régimes d’astreinte et d’heures supplémentaires déjà existants (chauffeurs, secrétariat particulier du préfet, cabinet, SIDSIC). Si les nécessités du service le justifient, et sous réserve de l’appréciation des chefs de service, en raison des missions inhérentes à leurs fonctions, ces agents pourront être sollicités en dehors des jours ouvrables et/ou pendant des horaires nocturnes.

L’astreinte est définie comme la période durant laquelle, sans être à la disposition permanente et immédiate de son employeur, l’agent a l’obligation de rester à son domicile ou à proximité, afin d’être en mesure d’intervenir pour effectuer un travail au service de la préfecture.

Pour les agents contractuels, l’astreinte est indemnisée ou compensée dans les mêmes conditions que pour les agents titulaires à condition que leur contrat de travail le prévoit (annexe 2).

Il n’est en revanche pas possible de placer un apprenti en astreinte, même s’il est volontaire.

Les personnels de catégories B et C qui effectueront des heures supplémentaires pourront bénéficier, au choix à une indemnité horaires pour travaux supplémentaires (IHTS) ou à une compensation horaire équivalente à l’heure supplémentaire effectuée.

Les agents de catégorie A, conformément à la réglementation, ne sont pas éligible au paiement des heures supplémentaires mais pourront prétendre à la compensation horaire avec la possibilité de les poser jusqu’en mars 2025.

Les agents contractuels se voient indemniser ou compenser selon les mêmes conditions applicables aux fonctionnaires titulaires, sous réserve que leur contrat ne prévoit pas un autre régime d’indemnisation ou de compensation des heures supplémentaires. 

Le dépassement pendant une période limitée, du plafond des 48 heures hebdomadaires ne pourra avoir pour effet de porter la durée du travail à plus de 60 heures par semaine, heures supplémentaires comprises.

Au cabinet

Outre l’astreinte classique des cadres du cabinet, des secrétaires particulières du préfet et des chauffeurs, 3 astreintes dédiées aux  JOP seront mises en place du 1^er juillet au 8 septembre :

• une astreinte mise à l’abri au SPUS (1 agent de catégorie A mobilisé du lundi 19h au lundi 8h)
• une astreinte communication au SRCI (1 agent de catégorie A ou B mobilisé, mêmes horaires)
• une astreinte supplémentaire de chauffeur au SRE (1 agent de catégorie C mobilisé en plus de l’astreinte classique qui mobilise un agent de catégorie C).

En cas d’intervention le soir et le week-end notamment pour l’organisation de déplacements (SRE) ou pour des opérations de mises à l’abri (SPUS), des agents (hors cadres d’astreintes) pourront être mobilisés (4 agents concernés au SRE et 2 au SRCI et des agents de catégorie A potentiellement concernés).

En fonction du degré de mobilisation des agents, des astreintes ponctuelles pourront également être mise en place.

L’astreinte classique des cadres du cabinet sera adaptée pendant les JOP (du 26 juillet au 11 août, puis du 26 août au 8 septembre) : elle sera assurée par un cadre A qui sera aussi officier de liaison au CSPZ et se fera en binômat (de 8h à 14h puis de 14h à 20h). 4 cadres A seront identifiés comme officiers de liaison dont 2 seront également d’astreinte la nuit (de 20h à 8h). Les 2 officiers de liaison qui ne sont pas d’astreinte bénéficieront d’une compensation en congés pour les travaux effectués les samedi et dimanche.

Au SGSO

Les 2 astreintes classiques du SIDSIC et du BML permettront de répondre à une partie des besoins.

En complément, en cas d’intervention le soir et le week-end, des agents de catégorie B et C des sections logistiques et reprographie (6 agents), de la section soutien du SIDSIC (8 agents) et de Noirmoutier (1 agent) pourront être mobilisés ainsi que des agents de catégorie A (7 agents).

S’agissant de l’organisation du travail des gardiens, le dispositif existant est conservé pendant les JOP, sans modification.

Au SGAPP

En complément du régime de droit commun, des astreintes dédiées aux JOP seront mises en place du 26 juillet au 11 août, puis du 28 août au 8 septembre) pour :

• la cheffe de cabinet du SGAPP;
• 1 agent de catégorie A de la DAJ par roulement;
• 3 chargés de mission JOP;
• 3 chargés de mission autres (environnement, transport);
• 2 assistants SGAPP.

1. Le compte épargne temps (CET)

Les jours de RTT non pris en 2024 pourront être versés sur le compte épargne-temps des agents. Le rehaussement de 10 jours du plafond d’un compte épargne-temps est prévu (y compris pour les agents dont le plafond est actuellement fixé à 70 jours).

L’arrêté du 24 novembre 2023 fixant le montant des jours indemnisés dans le cadre du compte épargne-temps (CET) prévoit une revalorisation des montants forfaitaires d’indemnisation.

1. Les conditions d’accès au Ponant

Les conditions d’accès au Ponant sont décrites dans la notice en annexe.

Il convient de noter que les agents se rendant en voiture au Ponant du 18 au 26 juillet 2024 devront être munis d’une attestation de parking délivrée par le SGAMM. Il appartient aux agents concernés de se manifester auprès du SRH (Christine Poulain et Claire Willig). Les agents mobilisés dans le cadre du PMA seront prioritaires.